Tietosuojaseloste

Naps Solar Oy –konsernin emoyhtiön (Y-tunnus 1651405-7) ja sen Euroopassa sijaitsevien tytäryhtiöiden tietosuojaseloste, päivitetty 25.5.2018.

 

 

ASIAKKAIDEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY NAPS SOLAR –KONSERNISSA

Naps Solar Oy:n konserniyhtiönä ja sen tytäryhtiöiden liiketoiminta edellyttävät, että konserniyhtiöt keräävät asiakkaistaan tiettyjä henkilötietoja, joita ne välittävät konserniyhtiöiden välillä asiakkaan kokonaisvaltaiseksi palvelemiseksi ja asiakkaan lakisääteisten oikeuksien (mm. takuut) turvaamiseksi. Tällöin Naps Solar -konserni toimii tietosuojalainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä. Tämän dokumentin tarkoituksena on informoida rekisteröityjä heidän henkilötietojensa käsittelystä.

Naps Solar –konsernin yhtiöt tuottavat asiakkailleen aurinkosähköjärjestelmiä avaimet käteen -palveluna sekä järjestelmäkokonaisuuksien tai sen eri komponenttien valmistajana, toimittajana tai jälleenmyyntiyhtiönä. Konserni tuottaa aurinkosähköjärjestelmien toimintaan liittyvien laitteiden ja palveluiden konsultointi-, suunnittelu-, rahoitus-, toimitus- ja asennustyötä, sekä huolto- ja etävalvontapalveluita eri yhtiöidensä toimesta. Konserni käyttää jälleenmyyntitoiminnassaan kumppaniverkostoa, jonka yhteystiedot julkaistaan ajantasaisina konsernin kotisivuilla.

Kullakin konsernin yhtiöllä on yritysasiakasrekisteri, jonka sisältämiä henkilötietoja käytetään sopimussuhteen hoitamiseen ja palveluiden tuottamiseen. Lisäksi yhteystietoja voidaan käyttää lisämyynti- ja markkinointitarkoituksiin. Käsittely perustuu tällöin konserniyhtiön ja asiakkaan väliseen sopimussuhteeseen sekä rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Lisäksi Naps Solar -konserniyhtiöt keräävät yhteystietoja (yhteyshenkilön tai edustajan nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero) potentiaalisista yritysasiakkaista myynti- ja markkinointitarkoitusta varten. Käsittelyperusteena on tällöin konsernin oikeutettu etu.

Yritysasiakasrekisterit sisältävät yritysasiakkaan yhteyshenkilöiden ja edustajien nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron sekä henkilön asemasta yrityksessä. Rekisteri voi sisältää myös muita asiakkaan tunnistamiseksi tarpeellisia tietoja, kuten esimerkiksi yrityksen edustajan henkilöllisyyden varmentamiseen liittyvät tiedot sekä tiedot yrityksen hallituksen jäsenistä, nimenkirjoittajista ja tosiasiallisista edunsaajista. Lisäksi rekisterit sisältävät mahdolliset järjestelmä- ja asennusosoitetiedot sekä mahdolliset asiakasreklamaatiot niiden sisältämine henkilötietoineen. Yritysasiakkaiden ja Naps Solar-konsernin väliset sopimukset sisältävät myös sopimuksen kohteena olevien aurinkosähköjärjestelmien asennuskiinteistöjen ja/tai kiinteistöyhtiöiden tietoja, joihin mahdollisesti sisältyy henkilötiedoiksi luettavia tietoja (esimerkiksi osoite).

Naps Solar –konsernin yhtiöt voivat tuottaa palveluita myös suoraan kuluttaja-asiakkaille, jolloin yrityksellä on asiakasrekisterissään henkilötietoja, joita käytetään sopimussuhteen hoitamiseen ja palveluiden tuottamiseen. Asiakasrekisterit sisältävät asiakkaan henkilötiedot kuten nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron sekä osoitteen, yleisesti aurinkosähköjärjestelmän tekniset tiedot ja asennusosoitteen järjestelmän sijainnin osoittamiseksi (takuutieto). Rekisteri voi sisältää myös muita asiakkaan tunnistamiseksi tarpeellisia tietoja sekä mahdolliset asiakasreklamaatiot niiden sisältämine henkilötietoineen.

Asiakasrekisterin henkilötietoja voidaan käyttää jälleenmyynti-, lisämyynti- ja markkinointitarkoituksiin. Käsittely perustuu tällöin yrityksen ja asiakkaan väliseen sopimussuhteeseen sekä rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Lisäksi konserni kerää asiakasrekisteriinsä henkilötietoja (nimi, sähköpostiosoite, asennusosoite ja puhelinnumero) potentiaalisista asiakkaista jälleenmyynti- ja markkinointitarkoitusta varten. Tällöin asiakas luovuttaa yhteystietonsa konsernin tai sen kumppanin käyttöön tapahtumassa, konsernin yhtiöiden kotisivuilla tai henkilökohtaisesti saadakseen lisätietoa tai tarjouksen konsernin palveluista tai tuotteista. Käsittelyperusteena on tällöin konsernin oikeutettu etu.

Näin toimiessaan konserni toimii tietosuojalainsäädännön tarkoittamana henkilötietojen käsittelijänä. Näissä rekisteripitäjänä toimii varsinainen myyntiyhtiö. Suomessa Naps Solar Systems Oy. Rekisteröityjen tietosuojaa koskevat pyynnöt ja tiedustelut tulee osoittaa rekisterinpitäjälle.

 

Rekisterinpitäjä

  • Naps Solar Systems Oy (Y-tunnus 2767448-6)
  • Ruosilankuja 4, 00390 Helsinki
  • info@napssolar.com

Yhteyshenkilö

  • konsernin toimitusjohtaja Jussi Ojanen
  • Ruosilankuja 4, 00390 Helsinki
  • +358 50 453 680, jussi.ojanen@napssolar.com

Rekisterin nimi
Naps Solar Oy -konsernin yritys- ja asiakasrekisteri, sisältäen järjestelmä-, takuu-, sekä myynti-, markkinointi- ja asiakasrekisterit.

Henkilötietojen käyttötarkoitus
Henkilötietoja käytetään Naps Solar –konsernin yhtiöiden myynnin, markkinoinnin sekä asiakassuhteiden hallintaan tai asiakkaan konsernilta tekemien hankintojen, etenkin aurinkosähköjärjestelmien valmistukseen tai asentamiseen liittyvien takuutietojen yhteydessä ja/tai näihin liittyvissä toimenpiteissä, rekisteröidyn suostumuksella.

Tietoja voidaan hyödyntää myös teknisten ominaisuuksien tai sähköjärjestelmiin liittyvien lakisääteisten tietojen, mm. takuutietojen tai vikailmoitusten hallintaan, päivitystiedon toimittamiseksi sekä konsernin yritysten tarjousten, etujen, tilaisuuksien tai muiden markkinointitoimenpiteiden kohdentamiseen laissa säädetyissä rajoissa. Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä uutiskirjeen lähettämisen sekä tapahtumien ilmoittautumisten yhteydessä.

Henkilötietoja kerätään kuluttaja-asiakkailta järjestelmätakuuvastuisiin liittyen henkilöön kohdistuen ja yritysyhteistyökumppaneilta henkilön yrityksessä edustamaan asemaan liittyen.

Järjestelmätakuuaikojen ollessa lähes 30 vuotta, asiakastietojen säilytysaika on poikkeuksellisen pitkä.

Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Naps Solar -konserni poistaa rekisteristä tarpeettomat henkilötiedot säännöllisin väliajoin auditoidun johtamisjärjestelmän mukaan.

Rekisteröity pääsee poistumaan itse sähköpostimarkkinointilistalta poistumislinkin kautta, joka löytyy jokaisen markkinointisähköpostin lopusta.

Laskutustietoja säilytetään viisi (5) vuotta kirjanpitolain nojalla.

Takuun alaisiin aurinkosähköjärjestelmiin liittyvät henkilötiedot kuluttajapuolella säilytetään takuukauden ajan (30v). Rekisterinpitäjä ei vastaa muutostiedon ylläpidosta.

Rekisterin sisältämät tiedot
Henkilöryhmät joiden tietoja voidaan käsitellä ovat rekisterinpitäjän järjestämään tapahtumaan osallistuneiden tai rekisterinpitäjälle markkinointiluvan tai lisätieto- tai tarjouspyynnön antaneiden asiakkaiden tai yritysten yhteyshenkilöiden henkilötietoja.

Naps Solar -konserni käsittelee seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja rekisteröidystä: etunimi, sukunimi, sähköposti, puhelinnumero ja ammattinimike sekä yritysasiakkailta yrityksen nimi, osoite ja y-tunnus. Kuluttaja-asiakkaalta tarvitaan myös järjestelmän asennusosoitetieto, joka on hankintatilanteessa henkilötieto.

Tilausten yhteydessä asiakassuhteeseen liittyvät tiedot kuten toimitettujen aurinkosähköjärjestelmien tekniset tiedot ja sarjanumerot, tilaus-, toimitus- ja laskutustiedot.

Konsernin tilaisuuksissa voidaan kysyä palveluun liittyviä henkilötietoja kuten erikoisruokavaliotiedot sekä mahdolliset muut asiakkaan itsensä antamat tai asiakkaan suostumuksella kerätyt lisätiedot.

Lisäksi markkinointitoimenpiteiden yhteydessä saatetaan tiedustella sukupuolta, äidinkieltä, tietoja markkinointiluvista ja -kielloista sekä tietoja toivotuista yhteydenpitomuodoista.

Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään pääasiallisesti rekisteröidyltä itseltään suoraan konsernin yhtiöiden kotisivuilla, puhelimitse, sähköpostitse, työntekijöidemme välityksellä, yritys-, ammatti- tai kuluttajatapahtumissa (messut tai vastaava tapahtumat) tai muulla vastaavalla tavalla. 

Asiakastietoja voidaan kerätä myös yhteistyökumppaneilta sekä konsernin tai kumppaneiden verkkosivuilta yhteydenottolomakkeilla, markkinointiarpajaisilla, kilpailuilla, uutiskirjeen tilauslomakkeilla, tapahtumien ilmoittautumista sekä yleisesti saatavilla olevista internetlähteistä tai sosiaalisesta mediasta.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Naps Solar -konserni ei myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Henkilötietoja voidaa luovuttaa konsernin sisällä sekä konsernin keskeisille jälleenmyyntikumppaneille asiakkaan pyynnöstä, antamiensa tietojen ja suostumuksen perusteella, voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa perintätoimistolle saatavan perimiseksi. Lisäksi oikeudellisen vaatimuksen esittäminen tai sellaista vastaan puolustautuminen saattaa edellyttää henkilötietojen luovuttamista vakuutusyhtiölle tai oikeudelliselle neuvonantajalle. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaistahoille lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Naps Solar -konsernin käytössä olevia henkilötietorekistereitä koskevat fyysiset aineistot säilytetään yhtiökohtaisesti ja suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot säilötään tietokannoissa, jotka ovat palomuurien, salasanojen, suojatun internetyhteyden ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja.

Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Suojaus määritellään konsernin tietotilinpäätöksen osana.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot sekä vaatia häntä koskevien virheellisten tietojen korjaamista, täydentämistä ja poistamista milloin tahansa.

Tarkistuspyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti 24 tunnin kuluessa) ja vastaa tiedon korjauksesta kuukauden sisällä.

Uutiskirjeen vastaanottajilla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää lähettämästä hänelle uutiskirjettä. Sähköpostiosoitteen poistaminen uutiskirjeen lähetyslistalta onnistuu klikkaamalla uutiskirjeen lopussa olevaa linkkiä tai ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.

Evästekäytännöt
Naps Solar –konsernin kotisivut ja portaalit (mm. napssolar.com, napssolar.fi, napssolar.ee, napssystems.fi, napssystems.com) käyttävät evästeitä ("cookies") kävijäliikenteen tilastointiin sekä mahdollistamaan palvelun ja erilaisten laajennusten käytön. Eväste on tekstitiedosto joka lähetetään asiakkaan selaimeen. Evästeitä käytetään:

  • kohdennettuun mainontaan
  • mainosverkkojen kautta tulevan liikenteen analysointiin
  • sivuston käytön analysointiin
  • sivuston personointiin
  • sosiaalisen median laajennuksiin

Asiakkaalla on mahdollisuus estää evästeiden tallentuminen selaimen asetuksia muuttamalla. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston tai sen osien toiminnallisuuteen.

Tietosuojaselosteen muuttaminen
Pyrimme jatkuvasti kehittämään palvelujamme ja siksi pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä tällä sivulla.